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2010-06-24

メールの署名から企業ブランディングは崩壊する!?

■メール署名の統一なんてどっちだっていい?
あなたの会社のブランディングの崩壊が署名から起こるかもしれない。そんな危機感を覚える調査データを1つ紹介したい。

あなたの会社ではメールの署名を統一しているだろうか。弊社が2010年6月8日に発表したビジネスメールの署名に関する意識調査によると、企業の6割以上でメールの署名が統一されておらず、個人が自由に設定していることが分かった。

「あなたの会社ではメールの署名が統一されていますか?」と質問したところ、「統一されている」と回答した人が46名(28%)。「統一されていない」と回答した人が106名(64%)。「わからない」と回答した人が14名(8%)という結果だ。

この回答を見て、あなたは何を感じるだろうか。「メール署名の統一なんてどっちだっていい」というような声も聞こえてきそうだ。確かに、「統一されていない」と「わからない」という回答数を合計すると7割以上の企業でメールの署名が統一さえていない。この事実から考えれば、メールの署名統一に対する意識の低さは否定できない。しかし、果たしてメール署名の統一は企業にとって不必要なことなのであろうか。

あなたは同じ会社の別の担当からメールを受け取り、その署名の違いに違和感を覚えたことはないだろうか。ある担当は、メールの署名に商品の宣伝ばかり入れているが、別の担当は入れていない。また、ある担当は、メールの署名に「♪」マークで装飾を施しているが、別の担当は「-」などの罫線を使っている。

メールの署名は2つの目的がある。1つは、適切な情報提供。そしてもう1つは、企業のブランディングである。

■署名の役割(1)適切な情報提供
会ったこともない人からメールでコンタクトがあったり、一度も会わずにメールのやりとりだけで商談が成立したりすることも珍しくない。そのくらいメールは仕事を進めていくうえで重要なコミュニケーションツールだといえる。

あなたにとって、メールの署名はただの飾りだろうか。ご自身の行動を振り返っていただきたい。電話をかけようと思ったとき、何を見て電話番号を確認するだろうか。名刺交換をしていても、名刺を探さずにメールの署名だけを見て電話をかける人は意外に多いはずだ。相手の会社サイトを確認したいとき、メールの署名に会社ホームページの URL が記載されていれば、そこをクリックするのではないだろうか。

実際、私自身の行動を振り返ると、訪問先の住所や地図を確認する場合はメールの署名で住所を確認してから会社サイト URL をクリックし、そのなかで会社までのアクセスや地図を確認する。メールの署名にある情報を信頼しているからだ。メールの署名には名刺同等の役割が期待されている。

ただ、名刺同等の情報を記載する前提であれば、個人が自由に設定していてもよいかというと、そうではない。個人が自由に設定しているメールの署名には、情報の過不足が見受けられるからだ。不足の場合は、電話番号や郵便番号の記入漏れなど、名刺同等の基本情報が正しく記載されていない。ケアレスミスだ。住所の番地が間違っていたことで、郵送物が未達で戻ってきてしまった経験がある人もいるだろう。

このような署名の統一ができてないことにより、機会ロスが発生している。実際にある不動産会社は、メールの署名を統一し電話番号に加えて、営業時間(電話対応が可能な時間)、定休日を入れただけで問い合わせが増えたという。また、ある企業は署名に全社統一のキャンペーンを掲載しただけで、相乗効果があり売上げにつながったという。

メールの署名はただの連絡先の提示ではなく、マーケティングとも連動して考える必要がある。

■署名の役割(2)企業のブランディング
メールの署名は、個性を出してもよい。会社から与えられるものではなく、各々で工夫をすべきだと考えている人もいる。そのような議論に待ったをかけたい。もちろん、みなに良識があれば、そのような議論すら実は必要がない。「会社のブランディングを損ねずに、会社の利益につながるように署名を工夫しよう」といえば事は足りる。

しかし、現実はそうではない。情報が多過ぎる場合のメール署名には、広告色の強いアピール情報を長々と掲載しているものがある。このやり過ぎの署名も企業のイメージをダウンさせてしまうことになる。また、署名の使い分けができていないために、お得先に売り込み色の強い署名を毎回つけてしまったり、お詫びの場面でそのような署名付けてしまったりしてひんしゅくを買ってしまうケースもあるようだ。

また、署名そのものを「♪☆★」などの記号を使って個性豊かに装飾しているものがある。これについては注意が必要だ。謝罪のメールなのに署名には♪マークが満載で、誠実さにかけると怒られた国の機関が実際にある。

さらには、社歴の長さと勤勉さが売りの社風なのに、☆が散りばめられた署名をつけてイメージが違うと注意された。そのようなトラブル例が後を絶たない。

メールの署名は、メール上の名刺だとも言える。デザインや発している情報から企業イメージにギャップが生まれないか。その点は一度確認してみる必要があるかもしれない。たった一人に署名から企業のブランディングが壊れる危険性もあるといえる。

なんとなくつけているメール署名が独り歩きして、意図しないイメージを構築していることもありえる。この機会に、ビジネスで使うメールである以上、署名は会社の顔になることを意識していただきたい。たかがメールの署名、されどメールの署名。一度見直してみてはいかがだろうか。

記事提供:アイ・コミュニケーション

「引用元:Yahoo!JAPANニュース」
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修士課程1年の学生で、
現在マイクロマシンの研究をしています。
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